1. Was ist der Unternehmensethik- und Verhaltenskodex?
Der Unternehmensethik- und Verhaltenskodex ist das Unternehmensdokument, das die Mission, die Werte und die Verpflichtungen der Proef Gruppe im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit und ihrer Beziehungen zu Mitarbeitern, Aktionären, Mitgliedern der Leitungsorgane, Kunden, Lieferanten, Subunternehmern und anderen Partnern festlegt.
Der Unternehmensethik- und Verhaltenskodex ist der Kern des Ethik- und Compliance-Programms von Proef, das durch damit verbundene Richtlinien, Verfahren und interne Vorschriften verstärkt und unterstützt wird.
2. Was kann ich im Unternehmensethik- und Verhaltenskodex finden?
Im Unternehmensethik- und Verhaltenskodex finden die Mitarbeiter die Werte und Verhaltensregeln, die sie sich als Mitarbeiter der Proef Gruppe zu eigen machen sollen. Sie sollten den Unternehmensethik- und Verhaltenskodex zu Rate ziehen, wenn sie Zweifel darüber haben, was sie in konkreten Situationen „tun oder nicht tun dürfen" oder „wie sie sich verhalten oder nicht verhalten sollten".
Der Unternehmensethik- und Verhaltenskodex der Proef Gruppe enthält beispielsweise Regeln für die Nutzung der Medien, der elektronischen Ausrüstung und der Vermögenswerte von Proef, für Interessenkonflikte, für den Schutz der Privatsphäre, für den Schutz vertraulicher Informationen und Geschäftsgeheimnisse sowie für die Beziehungen zwischen Mitarbeitern, mit Dritten und/oder mit Lieferanten.
3. Für wen gilt der Unternehmensethik- und Verhaltenskodex?
Der Unternehmensethik- und Verhaltenskodex der Proef Gruppe gilt für die Mitglieder der Leitungsorgane und alle Mitarbeiter der Proef Gruppe, unabhängig von ihrem Beschäftigungsverhältnis und dem Land, in dem sie sich befinden, einschließlich Praktikanten oder Dienstleistern, die aufgrund der Art der übernommenen Verantwortung im Namen der Proef Gruppe und/oder in deren Betrieben tätig sind.
Der Unternehmensethik- und Verhaltenskodex gilt auch für Berater, Vertreter, Repräsentanten, Partner oder andere Personen, die ein Unternehmen, das zur Proef Gruppe gehört oder mit ihr verbunden ist, vertreten und/oder in dessen Namen handeln.
4. Wo kann ich den Unternehmensethik- und Verhaltenskodex einsehen?
Der Unternehmensethik- und Verhaltenskodex kann jederzeit auf dem Mitarbeiterportal in den Sprachen Portugiesisch, Englisch, Deutsch und Französisch eingesehen werden.
5. Wer ist der Verantwortliche für den Unternehmensethik- und Verhaltenskodex?
Alle Mitarbeiter der Proef Gruppe sind für die ordnungsgemäße Einhaltung und Verbreitung des Unternehmensethik- und Verhaltenskodex verantwortlich.
Die Proef Gruppe hat jedoch einen Compliance Officer ernannt, der für die tägliche Überwachung des Ethik- und Compliance-Programms und insbesondere des Ethik- und Unternehmensverhaltenskodex verantwortlich ist. Der Compliance Officer kann jederzeit kontaktiert werden unter der E-Mail-Adresse: compliance@proef.com .
Die Proef Gruppe stützt sich ihrerseits auch auf die Hilfe des Ethikausschusses, dessen Mitglieder mehrheitlich von außerhalb des Unternehmens kommen, um unabhängig und unparteiisch die konkrete Anwendung des Unternehmensethik- und Verhaltenskodex sicherzustellen und zu überwachen.
6. An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zum Unternehmensethik- und Verhaltenskodex habe oder wissen möchte, wie ich mich in einer bestimmten Situation verhalten soll?
Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Partner, Aktionäre und andere Stakeholde, die Fragen zu den Standards, Richtlinien oder Verfahren im Zusammenhang mit den im Unternehmensethik- und Verhaltenskodex behandelten Themen haben, können sich jederzeit an uns wenden:
an die Ethik-Hotline der Proef Gruppe, über die Plattform [Link einsetzen] oder durch einen Brief, der in die in den Proef Betrieben bereitgestellten Briefkästen eingeworfen wird;
an den Compliance Officer über die E-Mail-Adresse compliance@proef.com; oder
an den direkten Vorgesetzten, über alle verfügbaren Kommunikationsmittel.
7. An wen kann ich mich wenden, wenn ich von einem Verstoß gegen den Unternehmensethik- und Verhaltenskodex erfahre?
Bei Kenntnis eines Verstoßes oder eines mutmaßlichen Verstoßes gegen die im Unternehmensethik- und Verhaltenskodex und/oder den damit verbundenen Vorschriften, Richtlinien und Verfahren enthaltenen Standards sollten Mitarbeiter und Partner die Situation unverzüglich melden oder ihre Bedenken über die Ethik-Hotline der Proef Gruppe mitteilen:
Plattform;
E-Mail-Adresse;
Briefeinwurf in die physischen Briefkästen in den Betrieben in Trofa, Porto, Lissabon, Paris, Hamburg und Luanda.
Die Meldung kann vertraulich und anonym erfolgen. Die Proef Gruppe garantiert, dass keine Meldung und kein Ersuchen um Klärung unbeantwortet bleibt und dass der Hinweisgeber keinen Repressalien ausgesetzt ist.
8. Was ist die Ethik-Hotline?
Die Ethik-Hotline ist ein Kanal für die Meldung von Unregelmäßigkeiten und die Klärung von Fragen, den die Proef Gruppe ihren Mitarbeitern, Lieferanten, Partnern und Mitgliedern der Gesellschaftsorgane in den verschiedenen Ländern, in denen die Gruppe tätig ist, zur Verfügung stellt. Die Ethik-Hotline wird von einer externen Stelle betrieben, die nicht nur die Anonymität auf Wunsch und innerhalb der gesetzlich zulässigen Grenzen gewährleistet, sondern auch die Unabhängigkeit und Unparteilichkeit bei der Bearbeitung der gestellten Fragen.
Die Proef Gruppe verpflichtet sich rechtlich, keine Vergeltungsmaßnahmen zu ergreifen. Die Ethik-Hotline muss jedoch stets verantwortungsbewusst und in gutem Glauben genutzt werden, und verleumderische Meldungen oder Kommentare mit rechtswidrigem Inhalt oder die gegen die öffentliche Ordnung verstoßen, werden nicht toleriert.
9. Was geschieht im Falle eines Verstoßes gegen den Unternehmensethik- und Verhaltenskodex?
Ein Verstoß gegen den Unternehmensethik- und Verhaltenskodex stellt ein disziplinarisches Vergehen des betreffenden Mitarbeiters dar, das nach den geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen geahndet wird, bzw. ein Vertragsbruch, der die sofortige und rechtmäßige Beendigung des eingegangenen Vertrags zur Folge hat.
